Picking list: come creare liste di prelievo senza errori

Le picking list, dette anche liste di prelievo, sono un documento fondamentale per il funzionamento della logistica del tuo ecommerce, perciò vanno preparate con la massima attenzione. Un errore nella creazione della picking list può costarti davvero caro e comportare la perdita del cliente.

Perciò in questo articolo ti spiegheremo tutto sulle picking list: quali informazioni devono contenere, per quali processi vengono utilizzate e soprattutto come crearle senza errori. Se sei una grande azienda che gestisce e spedisce più di qualche decina di ordini ogni giorno, questo articolo fa proprio al caso tuo.

Eccoti l’indice, se ti interessa solo un argomento specifico ti basta cliccare sul nome del paragrafo!

1. Cos’è una picking list
2. Perché le picking list sono fondamentali per il successo del tuo ecommerce
3. Errori nella creazione delle picking list: tre scenari da evitare assolutamente
4. Come creare una picking list senza errori
5. Come creare picking list in blocco con Sendcloud

Cos’è una picking list

La picking list è un documento interno al tuo ecommerce che contiene tutti i dettagli di un ordine, quali:

• il codice identificativo dell’ordine;
• gli articoli che lo compongono, con le quantità e i codici SKU;
• la loro ubicazione in magazzino;
• e i dati necessari alla spedizione (mittente, destinato, corriere, e metodo di spedizione etc).

Le picking list e i loro template possono variare a seconda del CMS o piattaforma che usi. Questo significa che le picking list di Woocommerce possono presentarsi in maniera differente da quelle di Prestashop o Magento.

Grazie a questi documenti, in italiano traducibili come “liste di prelievo”, l’addetto al picking può svolgere la prima fase fondamentale dell’evasione degli ordini.

Le picking list sono quindi documenti fondamentali che forniscono le tutte informazioni necessarie alla prima fase della creazione dell’ordine al tuo team di logistica: il picking.

Cos’è il Picking

Per capire a fondo l’importanza di questo documento dobbiamo fare un passo indietro e vedere cosa si intende per picking nella logistica ecommerce. Con il termine picking di magazzino si intende l’attività di selezione e prelievo dei prodotti che andranno a costituire l’ordine.

A questa prima fase del processo di evasione dell’ordine fa seguito una seconda fase che viene definita packing e che consiste nell’imballaggio dei prodotti. Una volta creato quindi il pacco sarà pronto per essere spedito, completando così il processo di evasione dell’ordine.

Perché le picking list sono fondamentali per il successo del tuo ecommerce

La picking list mettono in moto il processo di evasione degli ordini: è in gran parte da esse che dipende il corretto il funzionamento del magazzino del tuo negozio online. Non importa quanti ordini tu spedisca al giorno, non puoi permetterti che liste di prelievo presentino errori.

Infatti, un qualsiasi intoppo nella creazione influenzerebbe in modo negativo non solo sull’efficienza del tuo team di logistica ma addirittura sula crescita del tuo business.

Ora ti spieghiamo meglio cosa intendiamo.

Errori nella creazione delle picking list: tre scenari da evitare assolutamente

Qualsiasi errore nella creazione delle liste di prelievo può comportare spiacevoli sorprese ai tuoi clienti. Eccoti in fatti 3 possibili scenari per il tuo negozio online da evitare assolutamente.

I ritardi nei prelievi degli articoli

Nel primo caso supponiamo che la picking list contenga un’informazione sbagliata riguardo l’ubicazione di un articolo nel magazzino. L’addetto al prelievo degli articoli seguendo le indicazioni contenute sul documento si recherà nel corridoio indicato e frugherà con lo sguardo tra gli scaffali, per poi non trovare l’articolo richiesto.

Questo lo costringerà a ritornare al punto di partenza, ricontrollare l’ordine, individuare l’errore, ricreare la picking list e solamente in seguito dedicarsi all’attività di selezione e prelievo. Insomma un’enorme perdita di tempo che può creare frustrazione nel tuo team e impedire la creazione puntuale di tutti gli ordini ricevuti in giornata.

Il prelievo degli articoli sbagliati

Il secondo scenario assolutamente da evitare è quello della selezione sbagliata degli articoli. Immaginiamo venga registrato un errore simile a quello descritto nel paragrafo precedente ma questa volta con uno sviluppo differente: l’addetto al prelievo si reca nel corridoio o allo scaffale sbagliato e seleziona l’articolo….sbagliato!

Non è difficile intuire le conseguenze di un tale misfatto: il tuo cliente riceverà un prodotto che non ha acquistato, pretenderà di restituirlo e di essere rimborsato. D’altra parta tu dovrai far fronte alla gestione del reso e accollarti i costi di questa mancata vendita.

I dati di spedizione errati

Per il terzo e ultimo scenario che può verificarsi in caso di errori nella creazione delle picking list, supponiamo che questa contenga tutte le informazioni corrette riguardo gli articoli che andranno a comporre l’ordine ma che siano riportati in modo errato i dati della spedizione.

Cosa succederà poi? Anche qui la risposta è semplice: il tuo cliente non riceverà mai il suo ordine e chissà se ordinerà più dal tuo ecommerce. Tu dovrai farti carico delle spese di spedizione per riavere quel pacco e fare i conti con la perdita di un cliente e i suoi futuri acquisti. Inoltre, nel caso poi questi ti lasci una recensione negativa, i clienti persi potrebbe anche moltiplicarsi.

Ecco perché questi documenti non devono presentare neppure la minima sbavatura.

Perciò vediamo come scongiurare questi pericoli per il tuo business e come si creano le liste di prelievo.

Come creare una picking list senza errori

Una volta chiarita l’importanza di questi documenti, vediamo come crearli. Ci sono due modalità di picking list che a loro volta comportano due differenti modi di selezionare e prelevare i prodotti (e conseguentemente di creazione degli ordini):

• Picking list individuale: contiene le informazioni relative agli articoli di un solo ordine.
• Picking list in blocco: contiene i prodotti di più ordini raggruppati a seconda del percorso da fare per il prelievo (tecnica definita anche come il batch picking).

Se hai un ecommerce che ha che fare con volumi di spedizioni di decine di ordini ogni giorno, probabilmente preferisci creare liste di prelievo in blocco. O quantomeno potresti prendere in considerazione la possibilità di fare batch picking per ottimizzare questa fase di evasione dell’ordine. In questo caso l’ultimo paragrafo del nostro articolo fa proprio al caso tuo.

Come creare picking list in blocco con Sendcloud

Se sei arrivato fin qua, dobbiamo credere che hai trovato le informazioni che stavi cercando riguardo l’utilizzo e la creazione delle liste di prelievo per un ecommerce.

Perciò ci permettiamo di darti un altro consiglio: affidati a un software per create picking list in blocco e senza errori.

Gli errori (o misfatti) che ti abbiamo descritto dipendono sempre e solo dal lavoro manuale. Può capitare a chiunque durante l’arco di un intera giornata lavorativa di commettere qualche imprecisione. È assolutamente comprensibile.

Ma se è evitabile perché non evitarlo?

Sendcloud è un software per le spedizioni che ti permette di creare fino a 200 liste di prelievo e liste di imballaggio in una sola volta grazie alla funzionalità Pack ‘n’ Go. Pack ‘n’ Go ti permette di processare gli ordini in modo automatico o con uno scanner: in entrambi i casi è garantito un enorme risparmio di tempo.

Se stai considerando di fare un investimento di questo genere, adesso o per il futuro, per aumentare l’efficienza del tuo team di logistica e ottimizzare tutti i processi di cui si prende cura, richiedi una demo gratuita e senza impegno. 

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