La lettera di vettura è un documento che accompagna la merce dalla spedizione alla consegna finale.
Durante il trasporto, la lettera di vettura consente di tracciare la posizione del pacco e, quando arriva a destinazione, ne certifica la consegna.
In questo articolo, approfondiremo nel dettaglio cos’è la lettera di vettura, dove si trova e come compilarla senza errori per spedire in modo efficace.
- Cos’è la lettera di vettura?
- Come applicare la lettera di vettura
- Chi compila la lettera di vettura
- Come compilare la lettera di vettura
- Lettera di vettura per spedizioni nazionali e paesi UE
- Lettera di vettura per spedizioni internazionali
- Automatizza tutto il processo con Sendcloud
Cos’è la lettera di vettura
La lettera di vettura è un documento che accompagna il trasporto della merce dal momento della spedizione alla consegna finale al destinatario.
La lettera di vettura serve a certificare l’avvenuto invio della merce, riporta i termini contrattuali con lo spedizioniere (tra cui l’assicurazione sulle spedizioni, se concordata) e include un codice di tracking per monitorare il percorso del pacco durante il tragitto.
L’emissione della LDV, obbligatoria in base dall’art. 1684 del Codice Civile, è a carico del mittente o del corriere o partner di spedizione.
Conosciuta anche come “etichetta di spedizione”, contiene i dettagli sul pacco che accompagna tra cui contenuto e peso volumetrico e non può essere riutilizzata una volta emessa: per ogni spedizione sarà quindi necessario creare un’etichetta specifica.
A differenza del DDT, il documento di trasporto che può essere inviato anche digitalmente dal mittente, la lettera di vettura deve accompagnare fisicamente il pacco e va applicata sul collo da spedire.
Infine, questo documento di spedizione può anche essere utilizzato per effettuare un reso e snellire la procedura di restituzione della merce, un aspetto notoriamente critico nella gestione della logistica ecommerce.
Come applicare la lettera di vettura
La lettera di vettura va applicata sull’esterno del pacco.
In genere sulla parte superiore del pacco, specialmente se è presente un’etichetta del tipo “alto” (in inglese This Way Up).
Per garantire che la lettera di vettura sia sempre visibile e non venga danneggiata durante il trasporto del collo, è consigliabile stamparla su carta normale, inserirla in una busta di plastica trasparente e incollarla al pacco utilizzando nastro adesivo resistente.
Chi compila la lettera di vettura
Il mittente del pacco è sempre responsabile per compilare la lettera di vettura.
Che tu abbia un ecoomerce o debba gestire le spedizioni per un marketplace le regole da seguire sono sempre le stesse.
Se spedisci con un corriere o partner di spedizione, la LDV dovrebbe essere inviata via email o resa disponibile sull’area riservata del sito web del corriere: è il caso della lettera di vettura SDA oppure lettera di vettura DHL, accessibili da rispettivi portali.
Invece, se ti occupi personalmente della spedizione, la cosa migliore da fare è affidarsi a un tool per creare etichette di spedizione gratuite: così puoi crearle in blocco on pochi minuti e senza errori manuali!
Quando effettui una spedizione, sono richieste tre copie del documento:
- Una da incollare al pacco;
- Una firmata dal corriere da conservare per cinque anni;
- Una da consegnare al corriere;
Oltre all’etichetta fisica, è sempre disponibile una copia virtuale del documento: generalmente, i corrieri per ecommerce consentono di accedervi inserendo sul sito web il codice di tracking comunicato dal mittente o dallo spedizioniere.
Ma questo procedimento costa fatica ed energia, anche se può essere facilmente snellito grazie a un software per le spedizioni come Sendcloud (scopri come nella conclusione di questo articolo!).
Come compilare la lettera di vettura
L’automazione della spedizioni può giocare infatti un ruolo chiave nel successo del tuo business e portarti (in modo indiretto ma non troppo) ad aumentare le vendite del tuo ecommerce.
Compilare la lettera di vettura senza errori è un aspetto ancora troppo sottovalutato di un negozio online vincente.
Infatti, la mancanza di alcuni dati o informazioni sulla LDV potrebbe rallentare la consegna o costringere il corriere a restituire la merce al mittente.
Vediamo quindi come compilare la lettera di vettura per le tue spedizioni nazionali e internazionali.
Lettera di vettura per spedizioni nazionali e paesi UE
Per le spedizioni sul territorio nazionale e verso i paesi dell’Unione Europea, la LDV deve includere i seguenti dettagli:
- Informazioni del mittente (nome, ragione sociale, indirizzo, CAP e altri dettagli di contatto);
- Indirizzo del destinatario (comprensivo di eventuali informazioni su interno, nome sul campanello, ecc.);
- Numero dei colli da consegnare (per le spedizioni multicollo, è necessario indicare il numero di pacchi totali che compongono la spedizione, es. “1 di 3”);
- Peso e misure dei colli;
- Codice di tracciamento (fornito dal corriere se la spedizione viene presa in carico);
- Data di partenza della spedizione;
- Data di consegna e firma del destinatario;
- Contenuto del pacco (non obbligatorio, ma particolarmente utile se si tratta di merce fragile o da maneggiare con cura);
- Eventuali comunicazioni su metodi e opzioni di spedizione o pagamento (es. contrassegno, assicurazione, tipo di spedizione);
Sarà quindi sufficiente inserire questi dati e procedere alla spedizione oppure alla consegna del pacco al corriere.
Lettera di vettura per spedizioni internazionali
Per quanto riguarda la spedizioni internazionali verso i paesi extra-UE, la LDV tradizionale non è sufficiente per spedire verso un paese straniero.
La merce dovrà essere sempre accompagnata dalla lettera di vettura internazionale o lettera CMR, conforme cioè alla “Convention relative au contrat de transport international de marchandises par route”, una convenzione sul trasporto di merci e prodotti tra paesi diversi, e dovrà includere i dettagli sul contenuto del pacco.
Per compilare la lettera di vettura internazionale, devono essere incluse le seguenti informazioni:
- Data di compilazione e presa in carico della merce;
- Indirizzo del mittente, del vettore e del destinatario;
- Data e luogo di consegna della merce;
- Numero di colli, peso, dimensioni e contenuto;
- Istruzioni sulle spese di trasporto (es. se pagate in consegna o destino), idealmente codificate in base alle sigle delle rese Intercoms;
- Dettagli relativi agli adempimenti doganali, tra cui eventuali moduli doganali allegati e indicazione dell’HS code, il sistema internazionale di classificazione della merce per le autorità doganali;
- Riferimento alla fattura commerciale da allegare per snellire la procedura di sdoganamento e consegna della merce a destinazione;
- Eventuali informazioni extra, tra cui cui divieto di trasbordo, documenti da consegnare, assicurazione sulla merce, importo del rimborso da riscuotere alla riconsegna della merce, ed elenco dei documenti riepilogativi allegati.
Come puoi immaginare, spedire all’estero richiede una serie di adempimenti e costi aggiuntivi: per orientarti nella scelta del corriere giusto con cui spedire, leggi la nostra guida completa sui costi delle spedizioni internazionali.
Schermata del pannello di Sendcloud: ecco come puoi creare lettere di vettura in modo automatico e senza errori
Automatizza tutto il processo con Sendcloud
Siamo arrivati alla conclusione di questa guida pratica alla lettera di vettura: con le informazioni che hai appena letto, dovresti essere in grado di procedere alla compilazione senza errori.
Come detto, la lettera di vettura è un documento indispensabile per assicurare una spedizione puntuale e senza intoppi della tua merce.
La rapidità di consegna, infatti, è un aspetto critico per vendere online con successo: lo sapevi che il 68% degli acquirenti online in Italia si aspetta di ricevere il pacco entro 3-5 giorni dalla data dell’ordine?
Non deludere le aspettative dei tuoi clienti, ma superale con Sendcloud.
Se gestisci un negozio online, puoi automatizzare tutto il processo di spedizione grazie a una piattaforma di spedizioni come Sendcloud.
Con Sendcloud puoi generare e stampare lettere di vettura e altri documenti di spedizione in modo automatico e senza errori manuali, gestire tutti gli ordini da un unica interfaccia (anche se spedisci con più corrieri) inviare notifiche di traccia brandizzate ma sopratutto risparmiare tempo e denaro.
Prenota subito una demo gratuita e oppure crea il tuo account Sendcloud gratuito, connetti il tuo negozio online e inizia a spedire!
